Informera och engagera anställda - 3 strategier för att förbättra internkommunikationen med SMS

För att säkerställa att dina meddelanden är relevanta och väl mottagna är det viktigt att   förstå vad de anställda behöver och förväntar sig. Fundera på:

• Vilken information som är viktigast för dem?
• När och hur de föredrar att ta emot meddelanden?

Om du har en flexibel eller distansbaserad arbetsstyrka kan SMS vara särskilt effektivt för tidskritisk information, såsom schemaändringar eller krissituationer som kräver snabb åtgärd. Samtidigt bör kommunikationen vara balanserad – frekventa eller irrelevanta meddelanden kan leda till irritation.

Ett enkelt sätt att öka engagemanget är att personalisera SMS. Genom att tilltala anställda vid namn (exempelvis: “Hej Anna! Ditt nästa skift börjar kl. 08:00”) skapar du en mer personlig och uppskattad kommunikation.

Att implementera en effektiv SMS-strategi för intern kommunikation kräver samarbete mellan flera avdelningar. IT, HR, internkommunikation och säkerhetsteam spelar en avgörande roll:

• IT säkerställer den tekniska infrastrukturen, integrationerna och säkerheten för SMS-systemet.
• HR och intern kommunikation ser till att meddelanden är relevanta och engagerande samt anpassar SMS-utskicken efter medarbetararnas behov beroende på vad det ska användas till.
• Säkerhetsteam bör skapa riktlinjer för vem som skickar meddelanden, hur de ska formuleras och vilka som ska ta emot dem för att säkerställa tydlig och effektiv kommunikation utan att orsaka onödig oro eller missförstånd om SMS ska användas för beredskap eller krissituationer. 

Om du är CTO eller IT-chef är din prioritet att säkerställa att SMS-systemet är skalbart, säkert och integrerat med befintliga kommunikationsplattformar om så behövs. Om du är ledare i verksamheten, HR-chef eller kommunikationsansvarig bör ditt fokus vara att utnyttja SMS för att effektivisera informationsflödet och öka medarbetarengagemanget. 

Tips för effektivt samarbete

För att maximera effekten av SMS som kommunikationskanal kan organisationer följa denna best practise:

• Definiera syftet - vilka typer av meddelanden ska skickas via SMS? Interna uppdateringar, krisvarningar, förändringar i arbetsscheman? Etablera tydliga riktlinjer för när SMS ska skickas internt.
• Involvera rätt team från början - säkerställ samarbete mellan IT, HR och internkommunikation-teamet för att anpassa tekniska lösningar efter verksamhetens behov.
• Säkerställ regelefterlevnad och data säkerhet - SMS kan innehålla känslig information. Se till att meddelandet krypteras vid behov och att GDPR och andra dataskyddsregler följs.
• Segmentera meddelanden - alla medarbetare behöver kanske inte ha samma information. Se till att rätt personer får rätt meddelande vid rätt tidpunkt.
• Informera och utbilda internt - medarbetarna bör förstå varför SMS används och hur de kan svara och ge feedback. 
• Utvärdera och optimera - följ upp öppningsfrekvenser och engagemang för att kontinuerlig förbättra SMS-strategin genom att finjustera timing och innehåll. 

Genom att följa dessa steg kan organisationer skapa en säker och effektiv SMS-strategi som förbättrar den interna kommunikationen och stärker medarbetarengagemanget. Ett strukturerat samarbete mellan interna team säkerställer att SMS blir en kraftfull kanal för både information och interaktion. 

3. Skapa engagemang - fördelar med tvåvägskommunikation 

SMS bör inte enbart vara en kanal för envägskommunikation. SMS kan vara en värdefull kanal för att underlätta tvåvägskommunikation - den kan användas för dialog och feedback. Genom att möjliggöra tvåvägskommunikation kan företag:

• Samla in synpunkter och förslag från anställda
• Skapa en mer öppen och inkluderande arbetsmiljö
• Förbättra beslutsfattandet genom direkt respons

Exempelvis kan företag skicka ut en snabb undersökning via SMS där anställda får svara med en siffra eller JA/NEJ eller med nya tekniken RCS (dvs SMS 2.0) som skapar helt nya möjligheter att genomföra enkäter med rikt innehåll. Genom att främja en öppen dialog mellan anställda kan du bygga en mer samarbetsvillig och produktiv arbetsplatskultur.

Användningsområden för SMS i internkommunikation

• Bemanning:  se till att anställda hålls uppdaterade med viktig information, såsom ändringar i schema eller skift. Andra användningsområden kan innefatta hantering av ledighet eller semesteransökningar och tillhandahållande av viktig information. Användarteam inkluderar; operations, bemanning, teamledare, coaching och human resources (HR). Läs mer här
  
  
• Företagsnyheter: kommunicera viktiga uppdateringar om företagspolicyer, projekt eller event.
  
  
• Möten och påminnelser: Skicka påminnelser om viktiga möten, utbildningar och deadlines.
  
  
• Medarbetarundersökning eller enkät: Genomför snabb feedbackinsamling genom SMS-enkäter.
  
  
• Incidenthantering: Säkerställ att kritisk information når rätt personer direkt vid en incident eller kris. Läs mer här