Informera och engagera anställda med dessa 3 strategier för SMS

För att säkerställa att dina meddelanden är relevanta och väl mottagna är det viktigt att   förstå vad de anställda behöver och förväntar sig. Fundera på:

• Vilken information som är viktigast för dem?
• När och hur de föredrar att ta emot meddelanden?

Om du har en flexibel eller distansbaserad arbetsstyrka kan SMS vara särskilt effektivt för tidskritisk information, såsom schemaändringar eller nödlägen. Samtidigt bör kommunikationen vara balanserad – frekventa eller irrelevanta meddelanden kan leda till irritation.

Ett enkelt sätt att öka engagemanget är att personalisera SMS. Genom att tilltala anställda vid namn (exempelvis: “Hej Anna! Ditt nästa skift börjar kl. 08:00”) skapar du en mer personlig och uppskattad kommunikation.

För att genomföra en effektiv SMS-strategi för internkommunikation krävs samarbete mellan olika avdelningar. HR, internkommunikation och IT spelar nyckelroller – där IT hanterar den tekniska infrastrukturen, medan HR och internkommunikation ser till att budskapen är relevanta och engagerande.

Genom att samverka kan IT bidra med tekniska möjligheter och säkerhet, medan affärsutveckling och övriga avdelningar säkerställer att SMS-strategin möter verksamhetens behov. Ett strukturerat samarbete mellan dessa team säkerställer att SMS blir en effektiv kanal för både information och engagemang. När SMS används för incident- och kriskommunikation spelar säkerhetsavdelningen en avgörande roll. De ansvarar för att upprätta riktlinjer kring vem som skickar meddelanden, hur de ska formuleras och vilka som ska ta emot dem – allt för att säkerställa tydlig och effektiv kommunikation utan att skapa onödig oro eller missförstånd.

3. Skapa engagemang - fördelar med tvåvägskommunikation 

SMS bör inte enbart vara en kanal för envägskommunikation. SMS kan vara en värdefull kanal för att underlätta tvåvägskommunikation - den kan användas för dialog och feedback. Genom att möjliggöra tvåvägskommunikation kan företag:

• Samla in synpunkter och förslag från anställda
• Skapa en mer öppen och inkluderande arbetsmiljö
• Förbättra beslutsfattandet genom direkt respons

Exempelvis kan företag skicka ut en snabb undersökning via SMS där anställda får svara med en siffra eller JA/NEJ eller med nya tekniken RCS (dvs SMS 2.0) som skapar helt nya möjligheter att genomföra enkäter med rikt innehåll. Genom att främja en öppen dialog mellan anställda kan du bygga en mer samarbetsvillig och produktiv arbetsplatskultur.

Användningsområden för SMS i internkommunikation

• Bemanning:  se till att anställda hålls uppdaterade med viktig information, såsom ändringar i schema eller skift. Andra användningsområden kan innefatta hantering av ledighet eller semesteransökningar och tillhandahållande av viktig information. Användarteam inkluderar; operations, bemanning, teamledare, coaching och human resources (HR). Läs mer här
  
  
• Företagsnyheter: kommunicera viktiga uppdateringar om företagspolicyer, projekt eller event.
  
  
• Möten och påminnelser: Skicka påminnelser om viktiga möten, utbildningar och deadlines.
  
  
• Medarbetarundersökning eller enkät: Genomför snabb feedbackinsamling genom SMS-enkäter.
  
  
• Incidenthantering: Säkerställ att kritisk information når rätt personer direkt vid en incident eller kris. Läs mer här