Share

Undvik kostnader för uteblivna möten med hjälp av SMS-tjänst

I mötesintensiva verksamheter som exempelvis banker, fastighetsmäklerier, kommuner och säljorganisationer, påverkas både effektivitet och resurskostnader negativt då möten uteblir. Anställda blir sysslolösa när de avsatt tid för ett möte som ställs in och mötesorganisatören måste planera och boka om mötet med övriga deltagare. Genom mötesbekräftelser och påminnelser kan du minimera antalet uteblivna möten som beror på att deltagarna missat eller glömt bort kallelsen.

90% av alla SMS blir lästa inom 3 minuter

Telefonsamtal är ett vanligt sätt att nå de personer som uteblivit från ett bokat möte. Att ringa upp varje deltagare tar mycket tid i anspråk, tid som kan läggas på andra arbetsuppgifter. Med hjälp av en automatiserad lösning där deltagaren både får en mötesbekräftelse direkt och senare även en påminnelse via SMS bidrar till både högre effektivitet och ökad kundnöjdhet.

SMS är en väletablerad kommunikationskanal som är tillgänglig för alla som har en mobiltelefon och hela 90% av alla mottagare läser sina SMS inom tre minuter från att de fått dem. SMS är också betydligt mindre utsatt för exempelvis spam än vad e-post är, vilket gör att meddelandet inte riskerar att försvinna som ett i mängden av inkommande mejl. Långt ifrån alla läser dessutom sina mail lika frekvent som de tittar på mobilen, SMS blir därför en renare kanal som går förbi ”bruset”.

Enkel integration med befintliga system

För okomplicerad implementering krävs en SMS-funktion som är enkel att integrera med befintliga system. Idag bokas många möten i Microsoft Exchange men där finns SMS-påminnelser inte som standardfunktion. Därför är det enklaste tillvägagångssättet att använda en tjänst som på ett enkelt sätt går att integrera med Microsoft Exchange.

LEKAB tillhandahåller en plugin som implementeras i Exchange. När du sedan vill göra en kalenderinbjudan kan du välja att lägga till två alternativ – både för mötesbekräftelse samt SMS-påminnelse. Väljer du att skicka en mötesbekräftelse skapas ett autogenererat meddelande som talar om för mottagaren vad mötet gäller, hos vem, var mötet äger rum samt vilken tid och datum det inträffar. Du kan även välja att en påminnelse ska skapas och skickas vid ett senare tillfälle. Då skickas ytterligare ett meddelande som påminner om mötet– antingen enligt standardinställning (24 timmar i förväg) eller enligt datum och tid som du själv väljer.

Värdet av SMS-påminnelser

SMS-bekräftelser och påminnelser är en enkel tjänst – både när det kommer till implementering och användning. Antalet uteblivna möten minskar, mottagaren känner sig sedd och upplever en känsla av ökad service. Dessutom är det en proaktiv metod som ger kunden möjlighet att ändra bokningen, om det skulle visa sig att något annat dykt upp. På så sätt effektiviseras inte bara kundens tid, utan även din egen.

Många verksamheter använder sig redan av påminnelser via SMS för att råda bot på problemet med inställda möten, vilket även bidrar till att vi i allt större utsträckning förväntar oss sådana tjänster. Att kunna erbjuda bekräftelser och påminnelser via SMS uppfattas ofta som en värdefull tilläggstjänst av mottagaren och bidrar till deras ökade förtroende för er som företag.

Många av LEKABs kunder ser tydliga och positiva resultat i sitt användande av SMS Reminder. Exempelvis minskade Järfälla kommun sina uteblivna möten med 80 % tack vare SMS-påminnelser, något du kan läsa mer om här.

Vill du veta mer om våra tjänster och hur vi kan hjälpa dig att reducera kostnader och effektivisera arbetet för dina anställda? Tveka inte att kontakta oss så berättar vi mer!