Share

Järfälla kommun minskar uteblivna möten med 80% tack vare SMS-påminnelser

Järfälla kommun är med sin folkmängd på runt 75 000 invånare en genomsnittlig kommun i Stockholms län. Socialförvaltningen i Järfälla har som uppdrag att erbjuda omsorg och stöd till kommunens invånare, ett arbete som försvåras när klienter inte dyker upp till bokade möten. För att råda bot på det här problemet och därmed effektivisera arbetet insåg Järfälla kommun att de behövde en lösning för att försäkra sig om att fler möten blev av som planerat.

Hans Berkvall arbetar som verksamhetsutvecklare och projektledare på enheten för digital utveckling inom Järfälla kommun. Han fick uppdraget att hitta en bättre lösning så att socialförvaltningen skulle minska antalet uteblivna klienter från inbokade möten. Då det rör sig om klienter som är behov i försörjningsstöd är det inte bara handläggarnas arbetstid som effektiviseras vid bättre mötesprecision. Även utsatta kommuninvånare i behov av hjälp kan i större utsträckning få det stöd de behöver.

– Det behövdes en ny lösning av två huvudsakliga anledningar. Dels så finns det en viss sekretess vid mötesbokningar av det här slaget som gör att de inte kan hanteras via mail, och dels så upplevde förvaltningen ett stort antal bommade möten. I slutändan kostar det både tid och pengar när handläggare och dyra tolkar bokas in till ingen nytta, säger Hans Berkvall.

Handläggares krav som grund till förstudie
Med målet att öka servicen för medborgare och handläggare samt att minska antalet uteblivna möten tog Järfälla kommun hjälp av en extern konsult för att genomföra en förstudie. De fick mycket hjälp av att titta på hur andra funktioner i samhället har hanterat problemet med uteblivna möten.

– När kravet på en ny lösning kom från handläggarna började vi att titta på hur andra hade löst problemet med bommade möten. Tandläkare och bilprovningen är bra exempel på hur man hanterat det här, säger Hans Berkvall.

Med det som grund tittade man på vilka produkter som fanns på marknaden.

LEKABs lösning passade Järfälla kommun bäst
När konsulten Järfälla kommun anlitat för att genomföra förstudien presenterade LEKABs lösning kände Hans Berkvall att det var rätt lösning för dem.

– LEKAB presenterade en lösning som erbjöd SMS-påminnelser direkt i Outlook vilket passade oss perfekt. De andra spelarna var helt enkelt inte funktionella för oss och vår IT-miljö.

Nästa steg var en pilot som utfördes på enheten för försörjningsstöd där cirka 150 handläggare började att använda applikationen med SMS-bekräftelse och SMS-påminnelser för möten.

Lyckad implementation trots låst miljö
Att implementera nya system och verktyg är ofta en utmaning. I offentlig sektor som till exempel kommuner kan det dock vara ännu mer komplicerat.

– Man ska inte underskatta arbetet med att införa nya IT-lösningar, framförallt om man inte äger systemet själv. Vi sitter med en relativt låst miljö där vi själva inte har möjlighet att göra vad vi vill i form av att lägga in nya applikationer och system. Det kan försvåra arbetet avsevärt, säger Hans Berkvall.

Implementationsprojektet av LEKABs verktyg på Järfälla kommun har enligt Hans Berkvall varit övervägande lyckat.

– De som använder verktyget för att förbättra mötesprecisionen är väldigt nöjda. Där vi har en bit kvar att gå är bland våra äldre handläggare som har haft det lite svårare att ta till sig det nya verktyget. Det här är dock något vi hela tiden jobbar på med bland annat internutbildningar och lathundar.

Användandet av det nya verktyget har gjort markant skillnad
Sedan enheten för försörjningsstöd har börjat använda den nya lösningen integrerat i Outlook har resultatet inte heller låtit sig vänta. Med verktyget som skickar ut SMS-bekräftelse till de som ska medverka på möten samt påminnelser 24 timmar innan mötet har antalet uteblivna möten minskat med hela 80%.

– Det är ett helt fantastiskt resultat! Det här är ju klienter som vill komma på de här mötena för att det är då de kan få ekonomisk hjälp. Men då det rör sig om människor som har det svårt händer det ofta att de glömmer bort att de har ett möte inbokat. Med SMS-påminnelser kan vi i större utsträckning hjälpa de som behöver stöd, säger Hans Berkvall.

Med den nya kommunikationslösningen effektiviserar Järfälla kommun sina handläggares dagar och förbättrar servicen och möjligheten till stöd för sina medborgare.