Share

Ineffektiva flöden och processer vid bemanning kan stå höghöjdsbransch dyrt

I flygbranschen där allting bara måste fungera är nästan alla interna processer affärskritiska. Ineffektiva flöden och processer kan få konsekvenser som står företaget dyrt i slutändan. Att problemfritt kunna kalla in personal med kort varsel och nå ut med rätt information till rätt personer är därför nödvändigt.

Flygbranschen står och faller med sin personal. Blir en pilot sjuk strax innan avgång utan att en ny hinner kallas in riskerar flyget att försenas, eller i värsta fall till och med ställas in, vilket kan leda till missnöjda kunder och även utebliven inkomst. Inställda avgångar och missnöjda kunder kan också resultera i dyra kompensationskostnader för flygbolaget. Detsamma gäller om kommunikationen till och från servicetekniker inte fungerar eller om information om förseningar inte når ut till berörda parter. Flygbolagen är med andra ord beroende av effektiva och välfungerande flöden och processer för sin kommunikation.

Att snabbt och smidigt kunna nå ut med brådskande information till rätt mottagare är idag en utmaning som många flygbolag brottas med. Gamla, ineffektiva system för intern- och externkommunikation som över tid skapat ett lapptäcke av olika specialbyggda lösningar kan göra det näst intill omöjligt att upprätthålla konsekventa och effektiva kommunikationsflöden.

Kritisk arbetsgång när avgångarna ska bemannas

Från det att biljetterna går ut till försäljning påbörjas normalt planeringsarbetet med att säkerställa att rätt personal och rätt antal plan finns tillgängliga, ett arbete som sedan pågår mer eller mindre oavbrutet fram tills att planet lyfter. Ett par månader innan avgång börjar normalt den detaljerade bemanningsplaneringen. Avdelningen som sköter just det här, ofta kallat Crew planning, har fram till några dygn innan avgång ansvaret för att planet är bemannat med all personal som behövs. Utan ett gemensamt system för organisationen med tillgängliga och uppdaterade kontaktregister kan den här uppgiften bli tidskrävande och onödigt krånglig.

De sista två-tre dagarna innan avgång är kritiska då mycket oförutsett kan hända som måste lösas på en gång. I den viktiga rollen som ofta går under namnet Crew control ingår ansvaret att snabbt kalla in ny personal om någon ur den ursprungliga bemanningen blivit sjuk eller fått förhinder av andra själ. Det här är ett affärskritiskt moment då planen inte kan lyfta utan att ersättningspersonal kallas in. Därför krävs möjligheten att snabbt och enkelt se vilken personal som finns tillgänglig samt skicka ut förfrågningar till dem omedelbart, förfrågningar som också snabbt kan bli besvarade. Utan möjligheten att se vilken personal som anmält att de är tillgängliga skickas förfrågan ut till många fler än nödvändigt, vilket kan skapa irritation och att de anställda till slut inte ens läser allt de får.

För att planeringsarbetet ska fungera och för att flygbolaget ska kunna lösa alla oförutsedda händelser som dyker upp längs vägen krävs det välfungerade processer och teknik för att snabbt nå ut med rätt information till rätt mottagare.

Bemanning är bara en av flera utmaningar

Det är inte bara problem med bemanning som kan sätta käppar i hjulen för ett flygbolag, även åtgärder och att nå ut med information vid förseningar, olyckor och underhåll är kritiska moment för att flygbolaget ska kunna fortsätta sin verksamhet.

Tillfällen då effektiva och välfungerande kommunikationsflöden är måsten i flygbranschen:

  • Vid allvarliga incidenter som nödlandningar eller, i ovanliga fall, plan som störtar måste informationen snabbt kunna spridas till större grupper och sätta dem i beredskap.
  • Vid problem med IT-verksamheten i form av störningar i planeringssystem måste systemen tillbaka så snabbt som möjligt, samtidigt som alla berörda parter snabbt måste meddelas.
  • När oförsedda saker händer vid serviceunderhåll av flygplanen som gör att de behöver hålla planet längre måste andra avdelningar meddelas för att snabbt kunna planera om.
  • Om en flygrutt behöver ställas in behöver flygplatsen där planet skulle landat informeras direkt.

Rätt teknik skapar rätt förutsättningar för att hantera utmaningar

Situationer där tekniken, flödena och processerna bara måste fungera är många. Därför är det A och O att ha rätt verktyg för att effektivisera arbetet och minimera risken för fel och komplikationer. Ett samordnat system med en kommunikationslösning baserad på riktade mobilutskick via SMS eller app är ett lättarbetat, effektivt och tidsbesparande sätt att ta sig an de här utmaningarna.