Tid, en avgörande faktor vid incidenter inom flygbranschen

Informationsflöde i tidskritiska situationer

Incidenthantering handlar om att någonting oförutsett inträffar som gör att olika resurser snabbt behöver aktiveras för att hantera den uppkomna situationen. Därför är det avgörande att kunna skicka, hantera och ta emot relevant information, till och från rätt personer, i rätt tid. Allt detta ska ske innan situationen eskalerar och ännu större problem uppstår – problem som kan bli både kostsamma och i värsta fall utgöra en direkt fara för människors liv och hälsa.

Som tidigare nämnts kan en mängd olika incidenter inträffa på en flygplats. Dessa kan ha olika allvarlighetsgrad. Det kan handla om att notifiera att något kan komma att inträffa, till att vid en allvarligare händelse, informera, kommunicera och få aktuell personal att gå upp i stabsläge. Flygplatsincidenter kan därför delas upp i minst två nivåer – mindre allvarliga incidenter och nödsituationer (larm).

Mindre allvarliga incidenter

Mindre allvarliga incidenter kan mer eller mindre röra sig om vilken situation som helst på en flygplats. Exempelvis kan en störning i något tekniskt system betraktas som en IT-incident, där man är i behov av att en tekniker med rätt kompetens löser problemet inom en viss tid. Men det kan även vara att flagga inför en möjlig fysisk incident med risk för liv och hälsa eller skada på egendom.

Informationsspridning vid den senare typen av incidenter kan innebära att administratören enbart skickar ut en notifiering utan krav på bekräftelse. Men administratören kan också kräva en motåtgärd genom att mottagaren konfirmerar att denne mottagit informationen, och vidare åtar sig att hantera den uppkomna situationen, allt enligt givna säkerhetsrutiner. Därför måste incidenthanteringen av olika allvarlighetsgrad vara flexibel och kunna skickas och till och från samtliga arbetsgrupper på flygplatsen  – IT, markpersonal, flygpersonal, ground handling och så vidare. På så sätt kan informationsflödet styras till din egen personal på enhetsnivå.

Alarmering vid nödsituationer

För att minimera risken att något ska gå fel i en så pass stressad situation som ett nödläge innebär, underlättar det att ha ett låst och standardiserat kommunikationsflöde till berörd mottagargrupp. Till skillnad från incidenter av lägre allvarlighetsgrad krävs det att systemet är förhållandevis strikt, med låsta fält och förifylld information. Detta för att minimera risken för fel och för att administratören på kort tid ska kunna alarmera, tilldela staber uppgifter och samtidigt hantera inkommande svar.

Ofta är det en central krisorganisation som sköter alarmering, kallar in och sätter upp resurser i stabsläge från flertalet enheter. Det kan exempelvis beröra utryckningspersonal, markpersonal, anhörigstöd och så vidare. En annan viktig funktion vid incidenter av det allvarligare slaget är att hålla allmänheten informerad och råda till ett samlat lugn. Därför kan även kommunikationsenheten genom loggfunktioner ha åtkomst till kontinuerliga informationsuppdateringar i realtid, för att vidare kunna informera medier och därigenom allmänhet löpande om det som inträffat, situation och nuläge.  

Telefon och e-post räcker inte

Tidigare har den här typen av kommunikation i hög grad gått ut via telefonsamtal och e-post. Detta har dock visat sig både problematiskt och tidskritiskt då det kräver mer handpåläggning och administration än en för incidentanpassad kommunikationsplattform. Dessutom är det svårt att via e-post och telefonsamtal säkerställa att alla berörda parter nås och bekräftar att informationen nått dem. SMS är en väletablerad kommunikationskanal som är oberoende av mottagarens tekniska kompetens. För övrigt ges möjligheten att som administratör kunna filtrera på exempelvis kompetens eller geografisk plats både tid- och kostnadsbesparingar.

LEKABs tjänst för incidenthantering skiljer sig från andra lösningar genom att du snabbt har möjlighet att nå ut med rätt information till rätt personer. Du kan sedan följa i flödet över vilka som mottagit meddelandet och vilka åtgärder som vidtas för att avhjälpa den uppkomna situationen. Uppdateringarna sker i realtid i en dashboard eller via automatiserade SMS-rapporter till administratörens egna mobiltelefon. I och med att LEKABs tjänst är molnbaserad spelar det ingen roll om IT-system eller mobila nätverk ligger nere – du kan ändå nå de resurser du behöver.