Automatiserade meddelandetjänster effektiviserar arbetsflöden och förenklar ärendehanteringen

Resursallokering kan närmast förklaras som konsten att säkerställa att rätt resurser i form av individer, kompetenser och utrustning finns på plats – där de behövs, när de behövs. Resursallokeringspusslet kan handla om att ett arbetsschema behöver fyllas eller enskilda arbetsuppgifter fördelas mellan utvalda medarbetare. Det kan också röra sig om mer tidskritiska aktiviteter då personal snabbt behöver kallas in för att avhjälpa en akut situation.

Att se till att rätt person alltid finns på rätt plats har traditionellt sett varit en relativt tidskrävande uppgift. En uppgift som inte bara ställer krav på god logistisk samordningsförmåga utan också på smidig kommunikation i alla steg.

Idag är möjligheterna att förenkla och effektivisera arbetet med att hitta och mobilisera rätt resurser med hjälp av nya digitala och framförallt mobila tjänster goda.

Automatiserade kommunikationsflöden effektiviserar arbetet

Första steget mot att resursallokera och bemanna på ett mer effektivt sätt är att förstå hela kommunikationsflödet i processen – från att identifiera och kontakta aktuella individer med rätt profil för uppgiften, till att få kvittens på utfört arbete. Genom att processen omsätts i regler som kontrollerar och styr kommunikationen steg för steg kan arbetsflödet automatiseras med hjälp av moderna, mobila meddelandetjänster.

Med processdriven, regelstyrd, automatiserad kommunikation förbättras möjligheterna att snabbt och enkelt nå rätt individer och säkerställa att den kompetens som behövs finns på plats. Den mobila kommunikationen förbättrar tillgängligheten och förenklar arbetet, både för den som har ett resursbehov att täcka och den som kan svara upp mot det.

Från bemanning och schemaläggning till IT-larm och akut krishantering

Behovet att effektivisera kommunikationen ser olika ut i olika branscher och för olika användargrupper. Möjligheterna att jobba smidigare och smartare med automatiserade arbetsflöden är gemensam.

Akut krishantering

När en flygplats eller annan offentlig plats utsätts för ett säkerhetshot är kommunikationen absolut tidskritisk. Detsamma gäller när extra vårdpersonal snabbt behöver kallas in vid en större olycka. Behovet är att snabbt nå ut till och informera berörda intressenter och samtidigt allokera rätt resurser för att hantera situationen. Genom att automatisera och parallellisera processerna kan arbetet snabbas upp, samtidigt som tid frigörs för nyckelpersoner med huvuduppgift att hantera krissituationen.

Bemanning och schemaläggning

Även när det handlar om att styra och schemalägga resurser i mindre tidskritiska sammanhang kan automatisering vara till hjälp. När ett flygbolag behöver kalla in extra personal för att bemanna ett flygplan och en skola söker vikarier vid sjukdom är behovet likartat: att hitta rätt personal med rätt kompetens och kunna verifiera deras status och tillgänglighet. När både förfrågningen och medarbetarnas möjlighet att svara förenklas ökar effektiviteten och risken för fel minskar.

Ärendehantering för mobil fältpersonal

Ett område där fördelningen av arbetsuppgifter är en ständigt pågående process är i hanteringen av arbetsordrar till mobila medarbetare, som service-, vård- och leveranspersonal. Här är också behovet av systematisk återrapportering efter utfört arbete tydligt. När kommunikationen effektiviseras förbättras samtidigt chanserna till en jämn och rättvis arbetsfördelning. Något som i slutändan sparar både tid och pengar.

Effektiv felavhjälpning vid IT-problem

När problem uppstår i den alltmer affärskritiska IT-miljön gäller det att rätt personer eller individer som kan avhjälpa felet notifieras, innan det orsakat alltför stor skada. Tack vare att stora delar av processen kan automatiseras säkerställs att inga larm missas, att alla berörda parter blir informerade och att problemet avhjälps så snabbt och effektivt som möjligt.

Mer effektiv kommunikation och förbättrade utvecklingsmöjligheter

Fördelarna med att ta hjälp av systemstöd för att förenkla ärendehanteringen och förbättra resursallokeringen är många. Det manuella arbetet med att hitta och allokera resurser är ofta långsammare och dessutom svårare att parallellisera. När kommunikationen och stora delar av arbetsflödet automatiseras kan ledtiden kortas, samtidigt som kostnaderna minskar. Processtyrd kommunikation direkt i mobilen gör det också enklare för både avsändare och mottagare att interagera med systemen och med varandra.

Genom att all digital kommunikation kan lagras ökar spårbarheten. Det förenklar felsökning om något skulle gå snett längs vägen. Men framförallt förbättras möjligheten att i efterhand analysera hela flödet i kvalitetsuppföljningssyfte. På så sätt kan flaskhalsar kapas och processerna trimmas ytterligare. Inte minst viktigt när världen förändras allt snabbare och förändringsförmåga och agila processer har blivit en överlevnadsfråga.